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Spunta le funzionalità che ti interessano, inserisci i tuoi dati e il team ESSE I ti prepara un'offerta personalizzata — senza sprechi, senza moduli inutili.
CRM
CRM & Commerciale
Dashboard per Ruolo
La schermata iniziale mostra un pannello promemoria con badge cliccabili che compaiono solo quando ci sono elementi da gestire: contratti in scadenza, certificati di fatturazione da emettere, documenti aziendali prossimi a scadere, attrezzature con manutenzione imminente, adempimenti di sicurezza non completati, appuntamenti di campagna commerciale per oggi e fatture esterne da registrare. Ogni badge apre direttamente la sezione corrispondente; le notifiche appaiono solo se il modulo relativo è attivo per la tua azienda.
CRM Clienti & Fornitori
Anagrafica di clienti e fornitori con classificazione flessibile: cliente, fornitore, Pubblica Amministrazione o persona fisica. Per ogni soggetto: partita IVA, codice fiscale, codice SDI, PEC, contatti multipli, indirizzi e coordinate bancarie (IBAN, ABI, CAB, BIC). Storico di comunicazioni e fatturazione collegati automaticamente. Categorie e tipologie personalizzabili per azienda. Assegnazione di clienti a operatori specifici con verifica dell'area di competenza. Attività (processings) per il log delle interazioni commerciali.
Lead & Campagne Marketing
Gestione lead con anagrafica commerciale completa: ragione sociale, dati fiscali, settore ATECO, classe PMI, numero dipendenti, fatturato stimato, struttura societaria. Organizzazione in campagne con assegnazione dei lead agli utenti, pianificazione appuntamenti e log delle lavorazioni. Import massivo da Excel con template di mappatura colonne personalizzabile. Conversione lead in cliente con un'unica operazione. Tag liberi per classificazione rapida dei potenziali clienti.
Agenti & Territori Commerciali
Definizione di territori commerciali con poligoni geografici e aree operative con geometria spaziale: la piattaforma verifica automaticamente l'appartenenza di qualsiasi indirizzo alla zona di competenza. Assegnazione di utenti e sedi a territori e aree. Verifica di intersezione tra aree prima di qualsiasi assegnazione, per evitare sovrapposizioni di competenza.
Preventivazione con generatore .docx
Preventivi collegati a richieste e commesse con gestione delle versioni (una versione attiva per volta). Calcolo di imponibile, IVA, ritenuta d'acconto e detrazioni fiscali. Generazione del documento .docx tramite template Word della società, con selezione dell'immagine di copertina dalla libreria aziendale. Modalità di compilazione assistita per la valorizzazione guidata dei servizi. Gestione degli installment per pagamenti rateizzati. Ogni preventivo rimane collegato alla richiesta e alla commessa di riferimento.
COMMESSE
Commesse & Produzione
Pratiche & Ciclo Commessa
Si crea una pratica per il cliente, alla quale si collegano una o più richieste. Ogni richiesta è di tipo Commessa (lavoro una tantum) o Contratto (servizio ricorrente). Da lì il flusso procede: Sopralluogo → Preventivo → Ordine → Intervento → Certificato di fatturazione → Fattura → Incasso. Ogni fase è opzionale e abilitabile per azienda. Ogni stadio mantiene i propri allegati, stati personalizzabili, operatori assegnati e geolocalizzazione degli interventi con firma digitale del rapportino.
Produzione & Controllo di Gestione
Piano di progetto collegato a commesse o contratti con Gantt interattivo (drag-and-drop multi-task, visualizzazione risorse). Suddivisione in timeframe con date, durata, percentuale di avanzamento e dipendenze tra attività. Stato Avanzamento Lavori (SAL) con importo e importo extra per milestone. Report di marginalità per progetto: costo manodopera, altri costi, fatturato e incassato con percentuale di marginalità calcolata. Statistiche di produzione giornaliera e mensile con grafici.
Chat Aziendale & per Pratica
Messaggistica in tempo reale. Ogni pratica ha il proprio gruppo di chat con messaggi persistenti, allegati, risposta a messaggi specifici, gestione membri (aggiungi/rimuovi) e silenziamento notifiche. Notifiche push con anteprima del messaggio a tutti i membri del gruppo. Chat diretta 1:1 tra utenti con indicatore di presenza online/offline e badge messaggi non letti.
FINANZA
Fatturazione & Finanza
Fatturazione Elettronica
Gestione delle fatture ricevute dai fornitori (fatture esterne): inserimento manuale oppure importazione massiva di file .xml/.p7m fino a 100 alla volta, o recupero automatico dalla casella PEC aziendale. Tipi documento supportati: fattura e nota di credito. Stato pagamento calcolato automaticamente (non saldata, saldata parzialmente, saldata, importo eccedente). Collegamento a prima nota per la registrazione del pagamento. Per le fatture emesse verso i clienti: invio allo SDI tramite PEC con file XML firmato e tracciatura dello stato di consegna.
Prima Nota & Contabilità
Registro di cassa con imponibile e IVA separati per entrate e uscite. Ogni movimento ha: data transazione, data contabile, tipo di operazione, canale finanziario, centro di costo, stakeholder o dipendente. Collegamento opzionale a incasso, fattura esterna o spesa per la tracciabilità completa. Totali per canale finanziario visualizzati in riquadri nella lista. Filtri per stato di contabilizzazione, tipo di operazione e periodo. Modifica massiva della data contabile su più righe selezionate. Contabilità generale: libro giornale, mastrino, bilancio CEE, bilancio di verifica (Dare/Avere quadratura automatica).
Provvigioni Commerciali
Figure provvigionali per dipendente o agente/stakeholder con tre modalità di calcolo: scaglioni fissi (range di importo con percentuale), scaglioni adattativi e custom (per servizio, con percentuale su prezzo di vendita, prezzo base, differenza di prezzo, sconto massimo applicabile o importo fisso). Riepilogo provvigioni per utente e per stakeholder con valore preventivato, valore effettivo e adeguamenti. Liquidazione provvigioni per fattura incassata. Ricalcolo manuale delle provvigioni a partire da un periodo selezionato.
Tesoreria & Cash Flow
Tre sezioni dedicate. Scadenzario: elenco cronologico delle scadenze di incasso e pagamento con indicatore di scaduto e saldo netto del periodo. Budget di Tesoreria: previsione mensile su un orizzonte configurabile con saldo iniziale (automatico o override manuale), incassi attesi, pagamenti attesi, flusso netto e saldo finale mese per mese — punto di minima liquidità evidenziato, dettaglio delle singole scadenze su click della riga. Voci ricorrenti: stipendi, F24/tributi, finanziamenti e altro con ricorrenza mensile, trimestrale o annuale.
HR
Personale & HR
HR & Gestione Presenze
Timesheet presenze a griglia dipendente × giorno: cella cliccabile per inserire ore con tipo di presenza (configurabile con flag 'calcola come presenza' e 'straordinario'). Tariffe orarie per dipendente per fascia temporale, collegate ai timeframe di progetto. Skill del dipendente con valori di velocità e precisione usati dall'algoritmo di ottimizzazione assegnazione risorse. Collaborazioni con date di validità. Attrezzature e veicoli assegnati al personale. Export Excel del foglio presenze.
Cespiti & Ammortamenti
Registro beni strumentali con sei categorie (immobilizzazioni immateriali, terreni e fabbricati, impianti e macchinari, attrezzature, automezzi, mobili e macchine d'ufficio). Per ogni cespite: codice, nome, costo di acquisto, valore residuo, aliquota annua, metodo di ammortamento (quote costanti o decrescenti), flag 50% primo anno, data inizio ammortamento, data di dismissione e conti contabili collegati (cespite attivo, fondo ammortamento, quota ammortamento a conto economico). Generazione automatica delle quote per esercizio con scrittura contabile. Eliminazione bloccata se già presenti quote generate.
SICUREZZA
Sicurezza D.Lgs. 81/2008
Scheda Sicurezza Dipendente
Ogni dipendente dell'anagrafica HR ha una scheda sicurezza con quattro sezioni datate: Formazioni (corso, ente erogatore, durata in ore, attestato, scadenza), Abilitazioni (tipo, data rilascio, certificato, scadenza), Idoneità Medica (data visita, giudizio — Idoneo / Idoneo con limitazioni / Non idoneo — medico competente, scadenza; vale sempre la più recente), DPI assegnati (dispositivo, data consegna, taglia, scadenza, firma di ricezione). Per ogni dipendente un semaforo di idoneità calcolato automaticamente segnala verde (tutto in regola), giallo (qualcosa in scadenza entro 30 giorni o idoneità con limitazioni) o rosso (elemento scaduto o giudizio di non idoneità). La scheda è accessibile dal profilo dipendente senza re-censimento.
DPI, CAPA & Registri
Magazzino DPI: catalogo dispositivi per categoria, magazzini fisici con giacenze, movimenti di carico e scarico, consegne ai dipendenti con lettera di consegna firmabile. Azioni Correttive e Preventive (CAPA): responsabile, scadenza, stato (Aperta → In corso → Chiusa / Verificata), origine (audit, near-miss, infortunio). Registri obbligatori: Infortuni (con stampa del registro), Malattie professionali, Near-Miss (quasi infortuni). Audit di sicurezza: ispezioni con checklist, esiti per voce e generazione automatica di CAPA dalle non conformità rilevate.
Documentale & Scadenzario Email
Cartelle documenti in tree view per azienda e per singolo dipendente, con date di scadenza su ogni file. Mapping documenti → cartella + template: per ogni tipo di documento (DVR, DUVRI, POS, PSC, Polizza, Certificato, ecc.) si sceglie la cartella di archiviazione (con eventuale sottocartella per anno) e un template .docx personalizzato. Scadenzario automatico: job giornaliero che invia promemoria email alle soglie di 60, 30, 15 e 7 giorni dalla scadenza, più notifica a scadenza superata, senza duplicati per soglia. Le fonti monitorate sono: documenti aziendali e di dipendente, CAPA in scadenza, formazioni, abilitazioni, idoneità medica, DPI e documenti di cantiere.
Cantieri & Fornitori Qualificati
Anagrafica cantieri collegata ai progetti GANTT: un cantiere raggruppa più progetti, le date vengono ricalcolate automaticamente in base ai progetti assegnati. Dalla modale del progetto è possibile creare o aprire il cantiere corrispondente. Stato cantiere: aperto / chiuso manualmente, con warning se la data di fine è superata. Fornitori qualificati (subappaltatori): anagrafica con documenti richiesti (DURC, DVR, Polizza RC, CCIAA, ISO…), ciascuno con emissione, scadenza e file allegato. Stato qualifica calcolato automaticamente — Qualificato / In scadenza (≤ 30 gg) / Sospeso (documento scaduto) / Bloccato (blocco manuale) — con semaforo colorato. Aggiunta al cantiere bloccata per fornitori Sospesi o Bloccati. Documenti del cantiere: PSC, POS, PiMUS, Notifica Preliminare, Fascicolo dell'Opera, con semafori scadenza e download.
DUVRI & Generazione Documenti
DUVRI (Documento Unico Valutazione Rischi da Interferenze, art. 26 D.Lgs. 81/2008) collegato al cantiere: rischi interferenziali con lavorazione, rischio, misura di prevenzione e subappaltatori coinvolti (selezione multipla); i subappaltatori del documento vengono derivati automaticamente da quelli correnti del cantiere. Workflow Bozza → Ufficiale con numero e data revisione, upload del PDF firmato. Le sezioni PSC / POS / DUVRI possono essere marcate come 'non necessarie' (es. assenza di interferenze): la sezione diventa grigia anziché segnalare errore. Generazione documenti .docx da template con segnaposto: DUVRI, POS, lettere DPI, registri — usa il template del cliente se disponibile, altrimenti quello di default.
Presenze Cantiere & Work Permit
Check-in e check-out dei lavoratori (dipendenti propri e dei subappaltatori) con data e ora di ingresso e uscita. Verifica idoneità bloccante al check-in: l'accesso è negato se formazione, idoneità medica o DPI risultano non validi — riusa il semaforo calcolato dalla scheda sicurezza. Work Permit per attività critiche: tipo (Lavori in quota, Spazi confinati, Scavi, Altro), cantiere di riferimento, subappaltatore, lavorazioni previste, validità dal/al, stato (Richiesto → Approvato → Attivo → Scaduto / Revocato). Audit Trail append-only immodificabile: ogni azione rilevante (approvazione documenti fornitore, accesso cantiere, cambio stato qualifica, modifica DUVRI) viene registrata con timestamp, utente e dettaglio — non cancellabile per soddisfare i requisiti di responsabilità solidale.
SISTEMA
Piattaforma & Integrazioni
Gestione Utenti & Permessi
Gestione utenti con paginazione server-side. Ruoli personalizzabili con configurazione permessi granulare per gruppo funzionale: aggiornamento del singolo permesso in tempo reale senza ricaricare la pagina. Assegnazione di ruoli per utente per azienda (scheda separata per ogni azienda in caso di multi-company). Profilo utente con nome, cognome, telefono e cambio password. Assegnazione a sedi operative. Stampa del badge aziendale del dipendente: il badge include un QR code che, inquadrato, rimanda direttamente alla documentazione personale del lavoratore, utile anche in caso di verifiche, controlli ispettivi o attività di supervisione amministrativa.
Integrazioni Contabilità
Invio fatture elettroniche allo SDI tramite PEC con configurazione SMTP dedicata per azienda (password cifrata AES). Recupero automatico di fatture ricevute dalla casella PEC aziendale tramite servizio background: parsing di file .p7m e .xml e archiviazione automatica come fattura esterna. Notifiche email automatiche all'operatore per nuove attività e appuntamenti su commessa, tramite template configurabili nel database. Causali contabili configurabili collegate al piano dei conti. Integrazione Mailchimp per la sincronizzazione delle liste contatti marketing (opzionale).
Canali Finanziari & Banca
Gestione dei canali finanziari aziendali: conti correnti, carte e altri strumenti di pagamento con IBAN, BIC/SWIFT, intestatario, banca, filiale, date di apertura e chiusura, flag 'predefinito per fatturazione' e 'abilita ricezione pagamenti'. Collegamento al piano dei conti per la contabilizzazione automatica dei movimenti. Gestione dei conti correnti per clienti e fornitori (IBAN, ABI, CAB, BIC). I movimenti di prima nota vengono collegati al canale finanziario corrispondente; i documenti non ancora contabilizzati sono visibili nell'apposita pagina di controllo.
Modalità Gruppo (Multi-azienda)
Piattaforma multi-azienda con gerarchia Company → Sedi (una principale, più filiali). Ogni azienda ha configurazione indipendente: abilitazione dei singoli moduli, numero di licenze, scadenza del contratto, regime IVA (competenza o cassa), periodicità liquidazione IVA, data inizio esercizio, formati numerici e valutari. Dati condivisibili tra aziende del gruppo: categorie clienti, tipologie clienti e fornitori. Utenti assegnabili a più aziende e sedi con ruoli separati per azienda. Territori e aree commerciali condivisibili tra aziende dello stesso gruppo.
API & Integrazioni Custom
ESSENCE può collegarsi a software e servizi esterni già in uso in azienda: gestionali, piattaforme e-commerce, software di contabilità, strumenti di marketing, app di terze parti e molto altro. Il flusso di dati tra i sistemi viene definito e realizzato dal team ESSE I, con tempi e costi concordati prima di iniziare.
ESSE24
Supporto & Assistenza Clienti
Portale Ticket Clienti
Ogni cliente registrato può aprire una segnalazione, seguirne lo stato in tempo reale e scambiare messaggi con l'operatore assegnato — tutto da un portale web dedicato, senza email sparse. Gli operatori gestiscono la coda di ticket per categoria, cambiano stato, assegnano colleghi e allegano file. Chi non è ancora cliente può inviare una richiesta dalla pagina pubblica: il sistema crea automaticamente un ticket e un lead in ESSENCE360, pronto per essere lavorato dal commerciale. Le segnalazioni rimangono archiviate e ricercabili per numero, data, categoria e stato.
FAQ & Risposte Veloci
Una knowledge base pubblica con domande e risposte frequenti riduce il numero di ticket ripetitivi: il cliente trova risposta da solo prima ancora di aprire una segnalazione. Gli operatori hanno a disposizione un archivio di risposte preconfezionate per le richieste più comuni: selezionano il template dalla lista e lo inseriscono in un click, senza riscrivere ogni volta le stesse istruzioni. Sia le FAQ che le risposte veloci sono organizzate per categoria e gestibili dall'amministratore in autonomia.
Statistiche & Monitoraggio Assistenza
Dashboard con i KPI del servizio di assistenza: ticket aperti, ticket chiusi, tempo medio di risposta e tasso di chiusura positiva nel periodo selezionato. Filtro per operatore per valutare il carico di lavoro individuale e identificare colli di bottiglia. Promemoria automatici via email quando un ticket resta senza risposta oltre una soglia configurabile, così nessuna segnalazione resta in attesa per troppo tempo senza che nessuno se ne accorga.
PWA
App Mobile Operai
App Installabile su Smartphone
App per gli operai sul campo: si installa direttamente dal browser come qualsiasi app nativa, senza passare dagli store Apple o Google. Funziona su iOS, Android e desktop. Ogni operaio accede con le proprie credenziali e vede solo i propri dati: i progetti assegnati, le presenze registrate e le attività di giornata. L'interfaccia è ottimizzata per schermi piccoli e pensata per chi lavora con i guanti.
Timbratura Presenze dal Cantiere
L'operaio apre l'app, seleziona il progetto su cui sta lavorando, il tipo di presenza e le ore. La registrazione viene inviata in tempo reale al gestionale: l'ufficio vede immediatamente chi è presente, su quale commessa e per quante ore. L'operaio può consultare le proprie presenze giorno per giorno scorrendo avanti e indietro nel calendario.
Rilevazione GPS sul Cantiere
Al momento della timbratura l'app acquisisce automaticamente la posizione GPS del dispositivo e la registra insieme alla presenza. In questo modo è sempre verificabile che l'operaio fosse fisicamente sul cantiere al momento della timbratura. Le coordinate vengono salvate con il livello di accuratezza del segnale rilevato. Se il GPS non è disponibile (permesso negato o assenza di segnale) la presenza viene comunque salvata, senza coordinate.
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